Как секретарям и помощникам преодолеть прокрастинацию и лень

Мы спросили ваших коллег и экспертов: как бороться с бичом ХХI века – прокрастинацией? Лень и прокрастинация – это синонимы? Какие методы действительно помогают обмануть наш ленивый мозг?

1. Остановитесь. Сделайте паузу и подумайте, откуда взялась лень, которая мешает вам приступить к задаче. Для этого ответьте на вопросы: было ли событие, которое выбило вас из колеи? Вы просто боитесь неприступной задачи? Связана ли лень с плохим самочувствием, недосыпанием, голодом или, наоборот, сытостью? Потратили вы все силы на спорт или с утра не могли вылезти из постели и просто «не завелись»?

Такой анализ поможет вам понять, что является источником проблем, и найти выход из ситуации.

Если вы эмоционально отреагировали на ссору с близким человеком и не можете успокоиться, чтобы перейти к работе, бессмысленно пить больше воды. Попробуйте сделать дыхательные упражнения или активно подвигаться.

2. Замените слово «надо» словом «могу». Что вы можете сделать прямо сейчас? Можете открыть файл, начать решать задачу, которую выполняли уже не раз, посвятить 10 минут теме, которая вам интересна?.. Тогда делайте.

3. Ищите приключения и вызовы. В монотонной работе соревнуйтесь на время с самим собой или коллегой. Подумайте, а можно ли то же самое сделать другим способом? Ищите новые стороны привычных событий.

4. Дробите задачи. Страх перед огромной задачей – одна из самых частых причин откладывания дел. Техника «поедания слона» существует уже не одно десятилетие, и каждый раз она работает.

5. Вознаграждайте себя. Необязательно заказывать фейерверк, можно просто прогуляться в парке, когда все будет завершено.

6. Подводите итоги. Даже если вам кажется, что вы абсолютно беспомощны, находите время на то, чтобы оценить проделанную за день работу: что удалось сделать, каким плохим привычкам – не поддаться и т.д. Вы поймете, что у вас есть силы и ресурсы для решения ваших задач.

7. Отдыхайте. Перед началом работы устройте 10-минутный перерыв. После вынужденного безделья взяться за дело будет проще.

В любой работе найдутся такие аспекты, заниматься которыми нам не нравится. Многие из нас усилием воли преодолевают желание отложить дело и исполнять свои обязанности. Но иногда прокрастинация берет верх.

Один из моих клиентов, директор крупной компании, буквально тонул в делах, что вызывало у него апатию, раздражение и желание все бросить. Разбирая его случай, мы убедились, что дополнительную нагрузку ему создавали откровенно бездарные сотрудники. Как только заменил их – работы стало гораздо меньше. Еще мы научили его использовать матрицу Эйзенхауэра. Это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: в ежедневнике нужно записать все дела за день и расположить их в одном из четырех квадратов «Срочные и важные», «Срочные, но неважные», «Несрочные, но важные», «Несрочные и неважные».

Главное и самое сложное – верно присвоить статус каждому делу. Это можно сделать так: определите, как оно повлияет на эффективность работы компании. Своим клиентам я рекомендую заниматься в первую очередь срочными и важными делами, а во вторую – несрочными, но важными. Самое интересное происходит тогда, когда срочные, но неважные растворяются и перестают существовать.

А вот несрочными и неважными делами лучше не заниматься никогда! Именно они отвлекают нас от любимого рабочего процесса и создают почву для эмоционального выгорания.

Доктор, с которой я работала в нейропсихологическом центре, говорила, что лени не существует. Если человек бездельничает, всегда надо искать причину, почему возникает такое состояние. Мы называем ленью и прокрастинацией нежелание что-то делать. Причины этого явления можно разделить на несколько групп.

Первая группа – чисто физиологические причины. Человек устал или чувствует себя неважно. Он ощущает упадок сил, поэтому его организм экономит силы. Мозг так устроен, что не любит делать лишнюю работу. Связь здесь
простая. Организм испытывает усталость или стресс – мозг не стимулирует активную деятельность. И если это происходит часто, то есть повод подумать: может, это авитаминоз, последствия недосыпания и пр.

Вторая группа – причины, связанные с состоянием психики и мотивацией. Человеческую психику можно представить в виде трех сфер, которые взаимно пересекаются, – познавательной, волевой и эмоциональной.

Первая сфера – познавательная: мы живем в ситуации, когда должны постоянно учиться, пичкать себя знаниями. Вторая – волевая: мы всем вокруг должны (хотя, по большому счету, нет). Третья – эмоциональная. Обращение к познавательной сфере – знать, волевой – уметь, эмоциональной – хотеть.

Человек чувствует себя в работоспособном состоянии – «в потоке», когда все три сферы у него находятся в одной плоскости, т.е. одинаково нагружены. Если будет дисбаланс, организм попытается восстановить равновесие.

Модель трех сфер надо учитывать и в управлении персоналом. Сама компания может помочь сотрудникам бороться с ленью и прокрастинацией. Например, когда мы вводим какие-то инновации или меняем бизнес-процессы, сразу возникает большое количество проблем.

Одна из них – саботаж. Если у сотрудников мало сведений о том, что происходит, если затрагивается их безопасность, то первое, что «включается», – сопротивление. Это сродни лени: ничего не делается, потому что люди не понимают, насколько все безопасно, какие будут последствия.

Памятуя о нашей модели, здесь требуется подробное информирование. Люди обязаны знать, что с ними происходит, – должны понимать правила игры. А еще желательно побуждать их к действию, чтобы они сами хотели способствовать изменениям, и спрашивать, что думают о происходящем. Последний аспект очень важен. Тогда с сотрудниками легче договориться, они будут работать с большей отдачей, не сопротивляться инновациям и саботировать их.

Поэтому когда мы работаем с коллективом или с собой, всегда должны помнить о трех китах: обучить, убедить, побудить.