Вы уже изучили новые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от от 24.12.2020 № 199? Расскажем о четырех интересных и полезных приложениях к этому документу (всего приложений – 24!), которые обязательно пригодятся секретарю и делопроизводителю. Мы подготовили четыре отдельных файла – сохраняйте все или скачивайте только то, что нужно :)

Приложение № 1. Приложение «Термины и определения» поможет «не путаться» в формулировках и напомнит, чем отличается дубликат документа от его копии, а юридическая значимость документа – от его юридической силы.

Приложение представляет собой удобный перечень основных делопроизводственных терминов, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами. Информация подана в табличном виде и содержит термин, его определение и ссылку на источник.

Источниками являются:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
• Федеральный закон от 27.07. 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»;
• Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р).

Приложение № 12. В нем упорядочены типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления. Многие работники канцелярии сами составляют подобные списки, если у вас тоже есть такой – проверьте, не изменилось ли что-то. Больше не придется долго искать, в какой срок следует ответить на запрос, обращение или жалобу. Информация подана в табличном виде и содержит вид документа, срок его исполнения, а также основания со ссылками на законодательные или иные нормативные правовые акты, среди которых:

• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
• Федеральный конституционный закон от 26.02.1997 № 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 04.04.2005 № 32-ФЗ «Об Общественной палате Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 23.06.2016 № 183-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности общественных палат субъектов Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;
• Федеральный закон от 07.05.2013 № 78-ФЗ «Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации».

Приложение № 15. В нем размещен порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления. Приложение содержит:

• описание содержания граф номенклатуры;
• признаки формирования заголовков дел (в табличном виде приведены семь основных признаков формирования дел и их значения, а также приведены соответствующие примеры заголовков дел);
• модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) также поданы в табличном виде. Таблица содержит девять признаков с соответствующими примерами заголовков дел.

Приложение № 16. В нем приведен порядок формирования, учета и хранения дел в государственном органе, органе местного самоуправления. Порядок содержит:

• правила группировки, расположения и формирования в дела различных видов документов;
• комплекс работ, который необходимо проводить для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним;
• рекомендации по размещению, учету и поиску дел, документов;
• условия и порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел;
• порядок выдачи дел во временное пользование, срок, на который дела выдаются во временное пользование.

Важно: в приложении сообщается, что формулировка в абз. 3 п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) некорректна. Разработчики указывают, что при прочтении формулировки «Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов» нужно учитывать, что документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).