25 мая во ВНИИДАД состоялся круглый стол «Проблемы комплектования электронными архивными документами государственных и муниципальных архивов». Он был организован в рамках работы ВНИИДАД по теме 1.2 плана НИОКР по подготовке проекта Порядка приема электронных архивных документов в государственные и муниципальные архивы.

В мероприятии приняли участие более 90 представителей архивной отрасли, IT-сообщества, организаций и предприятий. Среди участников были:

• заместитель начальника управления – начальник отдела Росархива С.В. Тиханович;
• заместитель председателя Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Г.Ф. Минзянова;
• заместитель директора Государственного архива Республики Татарстан С.Н. Горохов;
• специалисты ГА РФ, РГАНТД, РГАЭ, РГАФД, Удмуртской республики, Пермского края, Вологодской, Ленинградской, Московской, Нижегородской, Челябинской областей;
• представители сферы информационных технологий – НИИ «Восход», компаний «Электронные офисные системы», «Альтсофт», ФКУ «Государственные технологии», госкорпорации «Роскосмос».

На круглом столе обсуждались следующие вопросы:

• терминология, в частности, понятий «электронный архивный документ» (ЭАД), «подлинник электронного архивного документа», «архивный контейнер», «транспортный контейнер»;
• нормативно-правовое регулирование организации хранения электронных документов, в частности, положения проекта Федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты» о дубликате электронного документа, порядке конвертации и хранения электронных архивных документов; положения постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"»;
• состояние хранения электронных документов и баз данных информационных систем (ИС) в организациях – источниках комплектования государственных архивов;
• анализ моделей взаимодействия ИС организаций – источников комплектования и государственных архивов, лежащие в основе ИС, внедряемых в эксплуатацию в филиале ГА РФ в г. Обнинске, а также в Ленинградской, Московской, Ростовской, Свердловской областях, Республике Татарстан;
• преемственность метаданных, информационного и лингвистического обеспечения при включении ЭАД в информационные системы государственных и муниципальных архивов;
• учет ЭАД, понятия «учетная единица», «единица хранения» применительно к ЭАД, необходимость разработки специальных учетных форм, в том числе электронных;
• обобщение зарубежного опыта организации передачи электронных документов на постоянное хранение;
• изучение опыта ГА РФ, архивов Республики Татарстан, Московской, Свердловской, Нижегородской областей по приему баз данных, электронных аудиовизуальных документов и научно-технической документации на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Участников мероприятия особо заинтересовал доклад Ю.М. Кучумовой, руководителя проектов НИИ «Восход», о модели взаимодействия ИС источников комплектования и ИС «Платформа ЦХЭД», предполагаемой к использованию при комплектовании филиала ГА РФ в г. Обнинске электронными архивными документами. Отмечалась значимость создания данной платформы для реализации целей проекта «Цифровое государственное управление» Национальной программы «Цифровая экономика».

Обсуждалась также реализация таких проектов, как:

• «Электронный архив Ростовской области»;
• информационная система «Архивы Ленинградской области»;
• Государственная информационная система «Архив электронных документов Свердловской области»;
• Единая архивная информационная система Республики Татарстан и др.

На круглом столе поднимались вопросы:

• о необходимости совершенствования нормативной базы, в частности, регламентации требований к ИС государственных и муниципальных архивов, их организационно-техническому взаимодействию;
• форматов архивного хранения, процедур поддержания аутентичности и целостности электронных документов в процессе архивного хранения – применения усиленной квалифицированной подписи, «технической подписи», создаваемой средствами ИС, использования удостоверяющих листов и других средств.

Важной темой обсуждения стал вопрос о формировании электронного дела в ИС и необходимости сохранения дела как классификационной и описательной единицы. Отмечалось, что основными объектами учета становятся контейнеры электронных документов, включенные в них файлы и носители информации. Значительное внимание было уделено преемственности и унификации метаданных электронного документооборота в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве.

Высказанные участниками замечания и предложения будут использованы при разработке проекта Порядка приема электронных архивных документов в государственные и муниципальные архивы.

С видеозаписью круглого стола можно ознакомиться здесь.