На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Подскажите, приказ о зачислении студентов в вуз – это приказ по основной деятельности или личному составу?

Ответ

Сегодня существует два федеральных ведомства в чей непосредственной компетенции находится вопрос о разработке перечней с указанием сроков хранения для учебных заведений общего образования, среднего профессионального образования, соответствующего дополнительного и высшего профессионального образования:

• Министерство просвещения Российской Федерации и 
• Министерство науки и высшего образования Российской Федерации.

К сожалению, пока ни одно из этих ведомств не согласовало с Росархивом свои перечни с указанием сроков хранения. Такой вид документа, как «приказ о зачислении в вуз / среднее специальное учебное заведение и пр.» не предусмотрен типовым Перечнем 2019[1] и, следовательно, не числится в нем.  

Сегодня является действующим и не отмененным такой документ, как Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения[2]. Но парадокс заключается в том, что составлены эти Методические указания на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения[3], который является отмененным. Тем не менее посмотрим, какой срок предусмотрен этим перечнем:

Обращаем ваше внимание, что в ст. 499 Перечня 1988 в перечисленном списке документов указаны «копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении». Значит правильнее хранить оригиналы таких приказов в составе самостоятельного номенклатурного дела, которое может называться, например, «Приказы и распоряжения ректора по контингенту движения учащихся».

Методические указания рассматривают приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся как приказы по основной деятельности. Такой вывод мы делаем исходя из предложенной статьи (ст. 19 «Постоянно»).

По своей сути приказы о зачислении студентов в вуз – это приказы, которые ближе к категории приказов по личному составу, чем к приказам по основной деятельности. Поэтому предлагаем рассматривать такие приказы, как приказы по личному составу учащихся.

С учетом вышеизложенного, вы можете указать срок, соответствующий ст. 434 Перечня 2019 «Приказы, распоряжения по личному составу…» или закрепить соответствующей срок в протоколе заседания ЭК организации.

В индивидуальной номенклатуре дел вашего учебного заведения вы можете отразить это так: