На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

В нашей организации кроме структурных подразделений есть отдельные специалисты, не имеющие в своем подчинении сотрудников (советник по экономической безопасности, юрисконсульт). Номенклатуру дел разрабатывают только структурные подразделения или сведения о заводимых делах должны предоставить все?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации, в том числе постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов и т.д.).

Номенклатура дел может быть построена, преимущественно, по структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации. Поэтому классификационным делением (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации (отдел, сектор, управление, департамент и т.д.), так и ее управленческие функции или направления деятельности.

В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами являются основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы:

• руководство;
• планирование;
• кадровая работа и трудовые отношения;
• финансирование, бухгалтерский учет и отчетность;
• профильные направления деятельности (наука, производство, строительство и др.);
• административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.

С учетом вышеизложенных пунктов методической базы по разработке делаем несколько выводов:

• допустимо составлять номенклатуру дел, базируясь не только на том факте, что сводная номенклатура должна состоять из номенклатур дел структурных подразделений (отдел, сектор, управление, департамент и т.д.), но допустима смешанная структура номенклатуры дел: структурно-функциональная;
• наличие или отсутствие подчиненных сотрудников в каком-либо структурном подразделении не является показателем для «включения» или «не включения» в сводную номенклатуру дел организации, более того, такого признака (или показателя) нет вовсе!

НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ, КНИГИ, БРОШЮРЫ (Методические рекомендации к Правилам 2015[2]).

Поэтому, исходя из вашего вопроса, вам необходимо включить документы, образующиеся в делопроизводстве, таких должностных лиц, как советник по экономической безопасности, юрисконсульт, присвоив им делопроизводственные индексы (Пример).