На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Организовывая процедуру уничтожения документов, мы ссылаемся на сроки хранения документов из Перечня 2019 и Перечня НТД. Получается, сроки хранения из прошлогодних номенклатур дел неактуальны? Какие сроки устанавливать для тех документов, которые есть в номенклатуре прошлых лет? Не ясно и то, как составлять акты: то ли по старым номенклатурам, то ли по существующим перечням. Как грамотно проводить уничтожение в связи с наличием неуничтоженных документов и новых сроков: вдруг для этих неуничтоженных документов нет подходящих статей в новых перечнях?

Ответ

18 февраля 2020 г. вступил в силу новый Перечень 2019[1]. Утверждена также Инструкция по применению Перечня 2019[2]. Кроме того, 12 марта 2020 г. на официальном сайте Росархива были размещены разъяснения по внедрению нового Перечня 2019[3]. Разъяснения достаточно краткие, всего несколько абзацев, но содержат несколько важных методологических указаний, имеющих практическое значение.

1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем 2019, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

2. Одновременно со вступлением в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» (далее – Перечень 2010) был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964.

3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива от 20.12.2019 № 236 и от 20.12.2019 № 237, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи Перечня 2019.

Таким образом, из вышеуказанного делаем несколько выводов:

1. Перечень 2010 является недействующим и отменен официально, а значит, ссылаться на него при составлении описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, нельзя.

2. Если в организации уже составлены и соответствующим образом согласованы (на заседании экспертной комиссии организации оформлен соответствующий протокол) описи дел постоянного хранения, по личному составу и временных сроков хранения (при необходимости составления таких), то перерабатывать (переделывать, пересоставлять, а значит, пересогласовывать и переутверждать) такие описи не нужно. Аналогичная ситуация и с актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Таким образом, законодатель дает нам однозначный комментарий относительно пересмотра и пересоставления уже составленных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3. В номенклатуры дел на 2020 год в связи с выходом Перечня 2019 необходимо было внести соответствующие изменения, но делать это надо было еще в 2020 году. Сейчас, в 2022 году, этого делать не нужно!

4. В ближайшее время в номенклатуры дел организаций на 2022 год в связи с выходом Перечня НТД[4] необходимо внести соответствующие изменения, если в делопроизводстве вашей организации образуются научно-технические документы. Несмотря на то что с введением в действие Перечня НТД таких официальных разъяснений опубликовано не было, настоятельно рекомендуем вам проделать работу по актуализации имеющихся в организации номенклатур дел.

При этом при проведении экспертизы ценности документов, законченных в делопроизводстве, за ранние периоды (например, 2010, 2013, 2015, 2018 годы) необходимо руководствоваться нормами и положениями Перечня 2019 и Перечня НТД, несмотря на то что у вас имеются соответствующие номенклатуры дел за прошедшие годы. Безусловно, полноценная номенклатура дел – это базовый документ при формировании документов в делопроизводстве организации и проведении экспертизы ценности дел, завершенных в делопроизводстве организации. Но если у вас отсутствует номенклатура дел за необходимый вам год, форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, такова, что для его поэтапного заполнения и оформления вам необходимо будет обращать к перечням с указанием сроков хранения и обозначать соответствующие статьи. Об этом свидетельствует наличие графы № 7 в форме акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Пример).

Что касается документов, для которых вы не можете подобрать соответствующую статью в новых перечнях, то рекомендуем все-таки внимательно изучить указатели к видам документов перечней и найти новые аналоги, тем более если в номенклатурах дел прошлых периодов подходящие статьи находились. Либо сделать соответствующую ссылку на протокол ЭК организации, который также должен быть указан в номенклатуре дел прошлого периода. Если речь идет о специфических документах (отраслевых или отдельных ведомств), то есть смысл изучить отраслевые нормативные документы на предмет указания сроков хранения интересующих вас документов.

При этом, не забываем о п. 4.10 Инструкции по применению Перечня 2019, в котором закреплено, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019, запрещается.