ПРОФЕССИЯ

Живая открытка, флоатинг, чашка с платиновым покрытием и еще десяток идей коллег и экспертов, что дарить на главный праздник

В большинстве компаний задачу подбора и поиска подарков делегируют секретарям и помощникам руководителя. Как придумать «то, не знаю что», как угодить и порадовать? И главное – как при этом повысить свой профессиональный уровень и прокачать навыки, став немного дизайнером? Мы составили список новых и старых идей, который секретари и ассистенты могут использовать как шпаргалку, а попутно прокомментировали, когда и что уместно дарить бизнес-партнеру, коллеге и начальнику.

Мурашковская Н.В.

И снова Новый год: что дарить и как отмечать

Ваши коллеги рассказали, какие подарки заходят на ура практически у всех и почему, вручая их, нужно быть искренним и помнить про скрытые смыслы.

Сипатова М.

Искусственный интеллект, новый мировой порядок и будущее профессии

Игнорировать происходящие на планете Земля изменения невозможно, 2020 год принудительно перенес нас в другую реальность. Поговорим о том,
найдется ли место секретарям и помощникам в новом дивном цифровом мире ХХI века.

Юдакова М.А.

КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА

Как подводить итоги года и планировать задачи на следующий год

Четвертый квартал текущего года – время задуматься о грядущем. Планирование задач на следующий год – процесс трудоемкий, требующий серьезных временных затрат, потому как для проектирования будущего нужно посмотреть на прошедшее, собрать статистику и проанализировать результаты. В статье порассуждаем, зачем отчитываться и планировать. Также рассмотрим, как организовать подготовку ежегодного отчета и плана на будущий год, приведем алгоритм подготовки отчетности и структуру годового отчета.

Клочкова Н.

Шесть вещей в письмах, которые раздражают всех

Публикуем главу из «Новых правил деловой переписки» – книги для всех, кто пишет по работе. Именно эта глава поможет понять, что нас всех раздражает в письмах коллег, почему партнерские отношения превращаются во вражеские и может ли быть по-другому.

Ильяхов М., Сарычева Л.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Работа с приказами в вопросах и ответах

В Перечне 2019, который пришел на смену Перечню 2010, увеличилось количество категорий приказов, изменились старые и появились новые сроки их хранения. В связи с этим секретари задаются простыми и сложными вопросами, которые касаются работы с приказами. Как понять, к какой категории относится приказ? Зачем нужна система индексации? Почему нельзя регистрировать приказы в одной учетной форме? Как разместить в номенклатуре дел приказы с разными сроками хранения?

Кожанова Е.Н.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Оформляем распоряжение правильно. Практикум

В этом номере рассмотрим самые частые ошибки, которые допускают при оформлении распоряжения.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Ваши вопросы

Как регистрировать исходящие письма, подписанные электронной подписью?

Когда начинается течение срока исполнения документа?

Где искать тексты документов по делопроизводству?

Какие сведения об организации должны быть на бланке обособленного подразделения?

Обязательно ли в реквизите 25 «Отметка об исполнителе» записывать номер телефона с символом «+» и семеркой?

ОТДЕЛ КАДРОВ

Электронный кадровый документооборот: новые надежды

Сегодня компании вынуждены в короткий срок почти полностью поменять свой привычный распорядок, и кадровая работа страдает не меньше других. Острой болью отзываются все бумажные барьеры в HR-процедурах и трудовом законодательстве, из-за которых невозможно полностью перевести кадровые процессы на удаленный режим работы. В статье порассуждаем, почему сейчас самое время переходить в цифровое пространство, а также рассмотрим, какие правовые новшества, направленные на развитие электронного кадрового документооборота, предлагает законодатель.

Муллахметова Г.

Как с помощью СЭД формировать архив компании в электронном виде (на примере дел с приказами по основной деятельности)

Каждый секретарь, которому приходится иметь дело с архивом компании, мечтает, чтобы трудозатратные операции архивной обработки документов каким-то чудом были упрощены. Из статьи узнаете, как автоматизировать создание архива в электронном виде, всего лишь правильно используя штатный функционал популярной СЭД – «1С:Документооборот». Если СЭД в компании нет, то поймете, как облегчить создание описей и архива в электронном виде, используя для этого журнал регистрация документов в MS Exсel.

Бугаева Е.В.

Особенности кадрового делопроизводства на малых предприятиях

Законодатель предоставляет малым предприятиям ряд привилегий: можно вести упрощенный бухгалтерский учет, составлять упрощенную бухгалтерскую отчетность, не утверждать лимит остатка кассы и даже не попадать в план проверок надзорными органами. В статье расскажем, как упростить кадровую документацию, если вашу организацию можно отнести к малому предприятию, а также рассмотрим особенности отчетности и проверок в таких компаниях.

Славинская А.Н.

ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Новые формы документов для регистрации юридических лиц

С 25.11.2020 изменятся формы и требования к оформлению документов, которые мы представляем в регистрирующие органы при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств. В статье рассмотрим, какие именно изменения нас ждут.

Россол С.В.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Сроки хранения журналов по промышленной безопасности

Публикуем шесть таблиц-шпаргалок, которые помогут правильно и оперативно определить сроки хранения приказов и распоряжений. Это третья статья из нового цикла о сроках хранения документов, которые часто встречаются в статьях Перечня 2019.

Кожанова Е.Н.

Ваши вопросы

Основания к приказам по личному составу нужно хранить с этими приказами?

Обязательно ли хранить экземпляр документа вместе с утвердившим его приказом?

Сколько хранить приказы, созданные в филиале организации?

Номенклатура дел – это отдельное дело?

Как создать сводную номенклатуру дел организации с филиалами?

Как закрыть выплатное дело в случае смерти человека?

Новые штрафы за нарушение архивного законодательства: ответы на вопросы

С 26.10.2020 в 10 раз увеличились штрафы за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. В статье рассмотрим, какие изменения внесены в законодательство, а также разберемся, в каких случаях и кого могут оштрафовать.

Светлова Т.С.

Как с помощью СЭД формировать архив компании в электронном виде (на примере дел с приказами по основной деятельности)

Каждый секретарь, которому приходится иметь дело с архивом компании, мечтает, чтобы трудозатратные операции архивной обработки документов каким-то чудом были упрощены. Из статьи узнаете, как автоматизировать
создание архива в электронном виде, всего лишь правильно используя штатный функционал популярной СЭД – «1С:Документооборот». Если СЭД в компании нет, то поймете, как облегчить создание описей и архива в электронном виде, используя для этого журнал регистрация документов в MS Exсel.

Бугаева Е.В.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

Как визуализировать геоданные в документах MS Excel

Чтобы удивить руководителя компании наглядным отчетом о работе, например, отдела реализации, можно показать объемы продаж в виде диаграммы на географической карте. Из статьи вы узнаете, как это сделать, используя надстройки, имеющиеся в программе Microsoft Excel, – Bing Maps и Power Map.

Артонкина Н.В.

ИНТЕРНЕТ

Все врут. Как проверять информацию в Интернете

В начале этого года мир стал покорять коронавирус, который вызвал тяжелейшее побочное действие – вал непроверенной, фейковой информации. А еще обнажил одну важную социальную проблему: доля лжи в информационном потоке зашкаливает, и, не имея особых навыков, легко оказаться в довольно неприятной ситуации. Как отследить заведомо ложную информацию? Как сохранить доброе имя, если на репутацию компании ведутся информационные атаки?

Гонгина В.Б.

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

Особенности коммуникации в приемной руководителя с соотечественниками и иностранцами

Автор статьи за десяток лет работы в приемной у первых лиц в российских и иностранных компаниях вывела для себя пять золотых правил общения и четыре инструмента для успешной коммуникации. И смогла ответить на вопросы, актуальные для помощников, которые работают с зарубежными партнерами. Как быть, если вы забыли сложное имя посетителя? Почему визитка должна быть всегда под рукой? Надо ли дарить иностранному гостю элитный коньяк? И другие.

Зимина О.М.