Рубрика

Делопроизводство

• Информационно-справочные документы
  (внутренняя переписка)

  Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация, характеризующая состояние системы управления, может содержаться в различных документах. Важное место среди них занимают информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, справки, акты, переписка и др.
  Как правило, именно в информационно-справочных документах содержится информация, которая инициирует принятие управленческих решений. Можно сказать, что эти документы позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
  Состав информационно-справочной документации. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, переписка, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие документы.
  Особую группу в информационно-справочной документации составляют так называемые записки ¬- докладная записка, служебная записка, аналитическая записка, объяснительная записка - и примыкающие к ним предложения, справки, сводки. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации. Эти документы обеспечивают внутренние информационные связи организации, поэтому их нередко называют внутренней перепиской.
  Рассмотрим именно эту группу информационно-справочных документов.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2005

• Приказы по основной деятельности

  В организациях, действующих на основе единоличного принятия решений, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит руководителю организации (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и др.), управленческие решения оформляются в виде приказов. В деятельности организаций издается два вида приказов – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (по кадрам), различающиеся не только содержанием, но и правилами оформления и организации последующего хранения.

  В.Ф. Макеева

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2005

• Процедура подготовки распорядительных документов

  При подготовке документов важную роль играет соблюдение определенной технологии документирования. Любой документ проходит путь от проекта до удостоверенного по всем правилам подлинника. Совокупность и последовательность этапов подготовки документа можно назвать процедурой подготовки документа.
  Процедура подготовки документов зависит от вида документа, его назначения и содержания, способа принятия решения, структуры организации и от других факторов. При подготовке распорядительных документов организующее значение имеет способ принятия решений: коллегиальный или единоличный. При коллегиальном способе решение принимается группой лиц (коллегией, советом, дирекцией, правлением и др.) на заседании; при единоличном способе решение принимается руководителем организации (директором, председателем и др.) при согласовании со всеми заинтересованными должностными лицами.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2005

• Протоколы заседаний: составление и оформление

  Нет ни одной книги по делопроизводству, в которой бы не рассматривались протоколы. Тем не менее, у работников служб документационного обеспечения и специалистов возникает множество вопросов о подготовке и оформлении этого вида документа. Постараемся ответить на некоторые из них.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №3, 2005

• Номенклатура дел организации

  Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
  Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при условии четкой классификации документов.
  Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

  Н.М. Березина

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2005

• Организация службы документационного обеспечения

  Функция управления документацией в организации обеспечивается службой документационного обеспечения, или службой делопроизводства (далее – служба ДОУ). Для создания службы ДОУ необходимо решить комплекс организационных, информационных, технических, технологических проблем.
  Организация службы ДОУ предполагает:
  • принятие решения о создании службы ДОУ (издание приказа, распоряжения руководителем организации);
  • выбор наименования службы ДОУ;
  • определение места в структуре организации (определение подчиненности службы ДОУ);
  • определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ;
  • разработка и утверждение положения о службе ДОУ;
  • разработка и утверждение должностных инструкций работников.
  

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2005

• Регистрационно-контрольная карточка

  Работа с документами в организации сопровождается решением задач по их учету, регистрации, контролю исполнения. Реализация указанных задач осуществляется с помощью информационно-поисковой системы, которая может быть создана на основе традиционных и автоматизированных средств обработки информации.
  Информационно-поисковая система (ИПС) по управленческим документам организации – массив сведений о документах, а также правила и средства использования этого массива. Сведения о документах могут фиксироваться в журналах, традиционных (ручных) и автоматизированных картотеках. Журналы и карточки обобщенно называют регистрационными формами или регистрационно-контрольными формами (РКФ).

  А.Ю. Чуковенков

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2004

• Идеальное делопроизводство

  В любой сфере деятельности специалисты пытаются найти эффективные средства для решения существующих проблем, заглянуть в будущее, наметить планы дальнейшей работы. Делопроизводство не является исключением. Термин «идеальное делопроизводство» является весьма условным. В ряде случаев для характеристики системы делопроизводства более адекватными являются термины «оптимальная», «эффективная», «рациональная» и др. Основная задача при постановке вопроса об идеальном делопроизводстве, на наш взгляд, заключается в том, чтобы побудить специалистов задуматься над стратегическими целями, которые ставятся при выполнении работ по совершенствованию делопроизводства, и путями достижения этих целей. Поэтому «идеальное делопроизводство» – это скорее обозначение проблемы, чем название конкретных систем.

  А.Н. Сокова

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2004

• Отметка о направлении документа в дело: кем используется и как оформляется

  Напомним, как оформлять отметку о направлении документа в дело, которая несет двойную функцию: во-первых, свидетельствует о том, что документ исполнен и снят с контроля, во-вторых, указывает номер дела, в которое он должен быть подшит.

  Запись в блоге, 11.12.2023, 10:06

• Сроки исполнения документов

  Узнайте правила исчисления сроков исполнения, порядок исполнения документов, ограниченных определенными сроками, и какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков исполнения.

  Запись в блоге, 11.09.2023, 10:55