Рубрика

Делопроизводство

• Правила составления акта

  Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
  В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием.

  Янковая В.Ф.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №10, 2003

• Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов

  Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст принят новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к изготовлению документов», в котором несколько изменены требования к бланкам документов. Срок введения нового стандарта в действие – 01.07.2003. И хотя требования нового стандарта являются рекомендуемыми, многие организации, где к управленческим документам относятся серьезно, будут перерабатывать свои бланки с учетом новых требований. В чем же суть этих изменений?

  Янковая В.Ф.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2003

• Докладные и служебные записки

  В деятельности организаций используются документы, которые играют порой очень незаметную роль, но без которых иногда невозможно принять управленческое решение или проинформировать руководство о сложившейся ситуации. Речь идет о докладных и служебных записках, которые документоведы относят к информационно-справочным документам, наряду со справками, сводками, актами, перепиской и другими документами.
  Информационно-справочные документы не содержат поручений, норм, правил, как распорядительные или организационно-правовые документы, их задача – донести до органа управления или заинтересованного должностного лица информацию, необходимую для принятия качественного управленческого решения. Можно сказать, что информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации, обеспечивают информационную поддержку решения.

  Янковая В.Ф.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2003

• Научно-техническая обработка документов

  Проведение работ по научно-технической обработке документов, образующихся в деятельности организаций, требует специальных знаний и опыта работы в архивном деле.
  Порядок упорядочения документов организаций изложен в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
  Научно-техническая обработка документов в организациях, как правило, проводится по истечении 2–3 лет после окончания их делопроизводством. В соответствии с правилами работы архивов организаций обработка документов должна проводиться ежегодно, при небольшом документообороте допускается ее проводить раз в 3 года. Обязанности по проведению этой работы возлагаются на работников делопроизводственной службы либо на работников структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы. Как показывает практика, зачастую этим занимаются сотрудники архива организации.

  Кошелева Е.А.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2003

• Распознание подделок документов

  Любому сотруднику, работающему с документами, необходимо знать основные признаки поддельных документов. На что же нужно обратить внимание, если подлинность документа вызывает сомнение?
  Подделка может быть полной (изготовление полностью поддельного документа) – интеллектуальный вид подлога или частичной (внесение в подлинный документ изменений) – материальный вид подлога.
  При интеллектуальном подлоге изложенные в документе сведения не соответствуют действительности (например, в роли автора документа выступает несуществующая организация, на бланке диплома о высшем образовании изложены недостоверные данные).
  Материальный подлог представляет собой внесение изменений в подлинный документ путем дописки, подчистки, травления и т.д. (например, в трудовые книжки часто вносятся изменения с целью увеличения стажа работы, присвоения более высокой квалификации, повышения в должности).

  Демушкин А.С.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2003

• Положение обязывает

  Положение – 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
  Положение является одним из наиболее распространенных видов документов и, как видно из приведенного определения, одним из наиболее "многоликих". Термином "положение" обозначаются разные по своему назначению и порядку оформления документы:
  - положения об организациях;
  - положения о структурных подразделениях;
  - положения о порядке выполнения конкретных управленческих функций или действий.

  Чуковенков А.Ю.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2003

• Инструкция по делопроизводству в организации

  Традиционно основным нормативным актом, устанавливающим требования к работе с документами в организации, является Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция). Как подготовить соответствующую законодательству и реально "работающую" Инструкцию?
  Хорошая Инструкция всегда индивидуальна и отражает особенности конкретной организации, связанные с ее организационно-правовым положением, функциями, направлениями и масштабами деятельности, структурой аппарата управления, численностью работающих, технической оснащенностью, квалификацией работников. Можно сказать, что в определенной мере Инструкция – произведение авторское и имеет значительный творческий элемент (хотя, как любой служебный документ, и не относится к объектам авторского права).

  Чуковенков А.Ю.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2003

• Простые письма

  Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

  Макеева В.Ф.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2002

• Составление и оформление протокола

  Протокол занимает особое место в управленческой документации: с одной стороны, это информационный документ (в нем фиксируется информация о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, это и распорядительный документ, т.к. любой протокол содержит постановляющую часть.
  Протоколы применяют для документирования деятельности как постоянных коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов, комиссий и др.), так и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров и т.д.). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы составляют и для документирования деятельности. Часто протоколами фиксируют совещания, проводимые руководителями разных рангов.

  Санкина Л.В.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2002

• Основные разновидности деловых писем

  Существует большое количество разновидностей деловых писем, используемых в управленческой деятельности. Деловые письма классифицируются по различным основаниям, в частности, их можно классифицировать по сфере деятельности (судебная переписка, коммерческая, административная, внешнеэкономическая и др.), по адресату (в один адрес, в несколько адресов, множеству корреспондентов), по тематике, или по содержанию (просьба, запрос, требование, предложение, гарантийное письмо, сопроводительное и др.) и т.д.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2002